How to Email a Professor When Applying for a PhDCách viết email liên hệ giáo sư để ứng tuyển PhD
The role of an intended supervisor in a PhD application differs by university and by country. But everywhere, a professor’s verbal offer carries a lot of weight. Many application portals even ask whether you have an intended supervisor, and whether that person has already agreed to take you.
Why contact a professor?
- Funding: PhD scholarship money can come directly from a professor’s own funding.
- Admissions: a professor can influence the admissions committee directly.
- The “academic parent” relationship: the professor shapes your research interests, work-life balance, computing resources, and travel allowance. A good, compatible parent makes for a happy family.
There are many other reasons too. So choose a professor who fits you, rather than leaving it to chance.
Unfortunately, after hitting send, many people wait for weeks with no reply. That hopeless waiting is unpleasant. If the reason is how the email was written, years of effort go to waste. This post shares what has worked for me, to raise the chance of a reply and of an interview.
I. The core principle: personalize
Using one template, swapping the recipient’s name, and sending it to hundreds of professors is a terrible idea. Professors are busy, and they receive countless application emails. A low-quality one gets skipped immediately.
I think of a successful email in three levels:
- The professor reads the whole email.
- The professor opens the attached CV.
- The professor replies and agrees to an interview.
A professor usually spends at most a few minutes getting through all three. So the email needs to be short, and it needs to make three things clear:
- You have looked carefully at the lab (personalized for the recipient).
- Your strengths (personalized for the sender).
- Why you are a good fit for the lab.
That is how you show you are serious, and how you get the email to level 3.
II. Tip 1: Ask directly about one of the professor’s papers
Learn the professor’s research direction, read at least one recent paper, then ask a question about that paper. The question shows how you think about research, and that you took the lab seriously. It also touches a scientist’s pride, and it gives the professor a reason to write back.
III. Tip 2: Turn your achievements into a topic you could work on together
Don’t just list your achievements. Use them as the basis for problems the two of you could study together, then suggest a meeting to talk about them in more detail.
IV. Closing thoughts
The question you ask, and the way you connect a proposed topic so the two of you can collaborate, do not need to be elaborate or complicated. They just should not be silly. The main purpose of the email is to get the professor to agree to a meeting.
An email template is below. I hope this is a useful reference.
Good luck with your applications!
Email template
Title: [Your Name] – A Prospective PhD Student working on [your topic] – [Term]
(Some professors require a specific subject-line format for application emails. Check carefully.)
Dear Professor [X],
My name is [Your Name]. I am a [job title] at [workplace]. I plan to apply to the Ph.D. program at [university]. Could you let me know if you are accepting doctoral students for [term]?
I am very interested in your work on [research topics of the Professor]. I particularly enjoyed your paper [“title of a paper you understand well”], especially the idea of [paper description]. However, do you think that [your question about the paper]?
My research experience in [keywords] includes [your notable papers/awards]. I am now extending it to [problems aligned with the Professor’s interests]. With these lines of research, do you know any potential research problems that I can participate in? I would be interested in hearing more about the recent work in your lab, and I would be happy to answer any questions or to talk if more information would be helpful.
My up-to-date CV is attached to this email. If you find my interests overlap with your directions, could we schedule a meeting to discuss them further?
Sincerely,
[Your Name]
Vai trò của intended supervisor trong quá trình ứng tuyển PhD khác nhau theo từng trường và quốc gia. Nhưng ở đâu thì verbal offer của giáo sư cũng ảnh hưởng rất lớn đến kết quả. Nhiều cổng ứng tuyển còn có mục hỏi bạn có intended supervisor không và người đó đã đồng ý nhận bạn hay chưa.
Vì sao phải liên hệ giáo sư?
- Học bổng: nguồn tiền học bổng PhD có thể đến trực tiếp từ funding của giáo sư.
- Tuyển sinh: giáo sư có thể tác động trực tiếp đến hội đồng tuyển sinh.
- Quan hệ “Academic Father/Mother”: giáo sư quyết định research interests, work-life balance, computing resources và travel allowance của bạn. Cha mẹ tốt, hòa hợp thì gia đình mới hạnh phúc.
Ngoài ra, còn rất nhiều lý do khác. Vì vậy, hãy chủ động chọn giáo sư phù hợp thay vì để số phận quyết định.
Đáng tiếc, sau khi ấn nút gửi email, nhiều bạn chờ hàng tuần mà không có phản hồi. Cảm giác ngóng chờ vô vọng này khá là khó chịu. Nếu nguyên nhân là kỹ năng viết email thì thật lãng phí bao năm nỗ lực. Bài này chia sẻ kinh nghiệm cá nhân của mình để tăng khả năng được phản hồi và có buổi phỏng vấn ứng tuyển PhD.
I. Nguyên tắc cốt lõi: cá nhân hóa
Dùng một template, đổi tên người nhận rồi gửi hàng trăm giáo sư là ý tưởng rất tệ. Giáo sư vốn bận và nhận vô số email ứng tuyển. Email kém chất lượng sẽ bị bỏ qua ngay.
Mình chia thành công của một email thành 3 mức:
- Giáo sư đọc hết email.
- Giáo sư mở CV đính kèm.
- Giáo sư phản hồi và đồng ý phỏng vấn.
Giáo sư thường chỉ dành tối đa một vài phút để đi qua cả ba mức. Vì thế, email cần ngắn gọn và làm rõ ba điều:
- Bạn đã tìm hiểu kỹ lab (cá nhân hóa cho người nhận).
- Điểm mạnh của bạn (cá nhân hóa cho người gửi).
- Vì sao bạn phù hợp với lab.
Đó là cách thể hiện sự nghiêm túc và đưa email đến mức 3.
II. Tip 1: Hỏi trực tiếp về một bài báo của giáo sư
Tìm hiểu hướng nghiên cứu của giáo sư, đọc ít nhất một bài gần đây, rồi đặt một câu hỏi về bài đó. Câu hỏi cho thấy tư duy nghiên cứu và sự nghiêm túc của bạn. Nó cũng chạm vào niềm kiêu hãnh của một nhà khoa học, và “trigger” giáo sư trả lời email.
III. Tip 2: Biến thành tích thành đề tài hai bên cùng hợp tác
Đừng chỉ liệt kê thành tích. Hãy dùng chúng làm nền để gợi ý những vấn đề hai bên có thể cùng nghiên cứu, rồi đề nghị một buổi meeting để thảo luận kỹ hơn.
IV. Phần kết
Câu hỏi đặt ra cho giáo sư và cách bạn kết nối đề xuất đề tài để cả hai hợp tác không cần phải cầu kỳ, phức tạp. Chỉ cần nó không quá ngớ ngẩn là được. Mục đích chính của email là khiến giáo sư đồng ý lên lịch meeting với bạn.
Mình có đính kèm email template ở phía dưới. Hy vọng rằng bài viết này là một nguồn tham khảo hữu ích cho các bạn.
Chúc các bạn apply PhD thuận lợi!
Email template
Title: [Your Name] – A Prospective PhD Student working on [your topic] – [Term]
(Một số giáo sư yêu cầu định dạng title riêng cho email ứng tuyển. Hãy kiểm tra kỹ.)
Dear Professor [X],
My name is [Your Name]. I am a [job title] at [workplace]. I plan to apply to the Ph.D. program at [university]. Could you let me know if you are accepting doctoral students for [term]?
I am very interested in your work on [research topics of the Professor]. I particularly enjoyed your paper [“title of a paper you understand well”], especially the idea of [paper description]. However, do you think that [your question about the paper]?
My research experience in [keywords] includes [your notable papers/awards]. I am now extending it to [problems aligned with the Professor’s interests]. With these lines of research, do you know any potential research problems that I can participate in? I would be interested in hearing more about the recent work in your lab, and I would be happy to answer any questions or to talk if more information would be helpful.
My up-to-date CV is attached to this email. If you find my interests overlap with your directions, could we schedule a meeting to discuss them further?
Sincerely,
[Your Name]
